استخدم الصوت لتحويل النص لاجتماعاتك

الوقت المقدر للقراءة: 12 minutes

لدينا جميعًا نفس المشكلة الحادة – ساعات عمل صارمة وأحيانًا صارمة. علينا اتباع معايير الشركة والابتعاد عن تجاوز الحدود أو قطع الزوايا. ينتج عن هذا العمل الذي يستغرق وقتًا طويلاً في المنزل لأننا لا نحصل على الكثير من وقت الفراغ. لذلك ، دعونا نلقي نظرة عميقة على كيفية استخدام التكنولوجيا المتقدمة ، وبشكل أكثر تحديدًا أدوات تحويل الصوت إلى نص ، يمكن أن تساعد في زيادة الإنتاجية أثناء وجودك في وضع المكتب المنزلي.

بالنسبة للكثيرين ممن هم على وشك الانطلاق في هذا الموسم الذي يشهد مطالب متزايدة ، نريد أن نقدم لك بعض الإرشادات. استخدم الرافعة المالية وادفع الإنتاجية الشخصية من أجل النجاح.

تتمتع التكنولوجيا والبرامج في الوقت الحاضر بالعديد من الميزات التي يمكن أن تساعد في تحقيق التوازن بين العمل والحياة. هناك أدوات تتيح لك تسجيل الاجتماعات وتخزينها عن طريق تحويل ملفات الصوت المسجلة إلى نص. من خلال هذا ، يمكنك استخدام الوقت في الاجتماع لاستثمارات أكبر مثل التيسير والمناقشة والمساومة.

فيما يلي بعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تحل مشاكلنا.

أولاً ، دعنا نركز على النصائح العامة للاجتماع

ما هي قواعد عقد اجتماع عمل ناجح؟

قدم خطة للاجتماع حتى يعرف الناس ما سيحدث

يمكن أن يؤدي الاجتماع المنظم جيدًا إلى نتيجة أفضل من الاجتماع السيئ التنظيم. نظرة عامة واضحة على جميع الأحداث والمواضيع المقبلة ، بما في ذلك ما سيحدث ومتى. ناهيك عن الوعي بالأطر الزمنية يضمن أن الجميع على الطريق الصحيح لتحقيق أهداف الاجتماع.

لا يمكن المبالغة في أهمية وجود جدول محتويات ومخطط واضح. قبل أن نذهب إلى الاجتماع ، يجب أن يعرف كل فرد في الغرفة كيف سيتم تنظيم اجتماعك. أيضًا ، ما الذي ستقدمه ، وما الذي تتوقعه منه ، وأي قيود سيتم فرضها أثناء الاجتماع.

Woman holding phone to turn her voice to text

سيغطي جدول المحتويات الجيد 4 جوانب: الأهداف والأهداف والمحتوى والإطار الزمني والموظفين.

حاول الوصول إلى هذه النقطة بسرعة وفعالية

ركز على ما يهم أكثر. يمكن إلقاء خطاب مقنع بإيجاز وقوة في دقائق.

بصفتك مديرًا ، تتمثل إحدى مسؤولياتك في التحدث في الاجتماعات ، أو تقديم مشاريع أو أعمال جديدة تعمل عليها ، أو المشاركة في مناقشات مع زملاء العمل. قم بإنشاء مقدمة إبداعية ولكنها تقتصر أيضًا على نطاق كيفية تقييد الخطب في الاجتماعات.

من كل ما سمعته ورأيته ، فإن تقييد الخطاب يهيئك لمشاركة أفضل مع جمهورك. هناك فائض من المعلومات حيث يتم تدوين كل شيء ويفقد الناس مسار الرسالة الأساسية بسرعة بهذه الطريقة. علاوة على ذلك ، يساعد الحد من الخطابات على توفير الوقت وتخصيص الموارد النادرة بشكل أكثر كفاءة أيضًا!

لا تعتمد على أدوات Microsoft Office كثيرًا

لا تغمر جمهورك بالمعلومات من خلال شرائح PowerPoint عن طريق تضمين الكثير من النقاط الرئيسية. يؤدي هذا إلى تنظيم المحادثة ويجعل من الصعب على الجمهور الاحتفاظ بالمعلومات أو استيعابها ، وبدلاً من ذلك ، قم بتضمين الكمية المناسبة من البيانات على الشرائح وإشراكهم في الرسوم المتحركة

في اجتماعات العمل حيث يوجد الكثير من الوثائق حول موضوع معين ، تصبح عروض PowerPoint التقديمية أكثر أهمية وضرورية. هناك خط رفيع بين إثارة اهتمام الأشخاص وإبلاغهم بما يجب أن يكون الخط وفقًا لمخطط معلوماتي. إذا كنت تريد التأكد من وضوح رسالتك ، فاجعلها قصيرة وجذابة ولكن لا تفرط في تحميلها بالبيانات.

من السهل على جمهورنا تشتيت انتباهه بالصور أو حتى الأجزاء الكبيرة من النص. الأمر متروك لنا كمقدمين للتأكد من أننا نوجههم من خلال ما يحتاجون إلى معرفته وليس مجرد تركهم في مفترق طرق.

Calculator

لخص محتوى اجتماعات عملك (استخدم قوة أدوات الصوت للنص!)

تحتاج إلى تسجيل محتوى الاجتماع بسرعة إذا كان الموعد النهائي ضيقًا. ولكن كيف يمكنك أن تفعل هذا؟ أحد الحلول هو أن تطلب من شخص ما تدوين الملاحظات لك ولأعضاء الفريق الآخرين لمشاركة ملاحظاتهم. أو يمكنك فقط تسجيل الاجتماع وتدوينه لاحقًا.

الأول يعني أنه يجب على كل عضو في الفريق تحمل مسؤولية تدوين الملاحظات ، ثم الأمر متروك له أو عليها للتأكد من قيامهم أيضًا ببقية مهامهم دون إخفاق. قد يكون هذا صعبًا إذا لم يكن جميع أعضاء الفريق مسؤولين عندما يحضرون الاجتماعات. يمكنك مطالبتهم بمشاركة ملاحظاتهم بشكل لا إرادي لتحقيق التوازن ، ولكن هناك دائمًا خطر أن يؤدي ذلك إلى فتح موضوع مؤلم بين الحضور.

أصبحت أدوات تحويل الصوت إلى نص شائعة في المكاتب. لا داعي للقلق بشأن الدقة والتحرير الفوري على أداة تحويل الصوت إلى نص. تفوق فوائد أدوات النسخ هذه جانبها السلبي الرئيسي ، جودة الصوت.

ومع ذلك ، فإن تقنية تحويل الصوت إلى نص تتوسع كل يوم مع برامج جديدة وتقنيات أحدث لنسخ العبارات الناعمة. باستخدام أدوات تحويل الصوت إلى نص ، من الممكن إنشاء ملخصات للاجتماعات في وقت أقل.

أدوات مثل Otter.ai و Transkriptor فعالة في تحويل الصوت إلى نص أو مجرد القدرة على أخذ صوت فكرتك وتحويلها إلى نص.

عقد اجتماع مع عدد محدود من الناس

بمرور الوقت ، كان العلماء يبحثون عن تأثيرات التفكير الجماعي وحجم الاجتماع. ما وجدوه هو أنه إذا شارك أكثر من 20 شخصًا في اجتماع ، فإن الأداء الفردي سينخفض بنسبة 10٪.

أجرى عالم أبحاث معطّل من جامعة أيوا دراسة لفحص تأثير أحجام هيئات المحلفين ومداولاتهم على الأحكام. اكتشف أنه كلما تم النظر في المزيد من المحلفين للحصول على رأي ، سيبدأ في إظهار المزيد من نقاط الضعف في منطقه.

A businessperspon calculating some figures

فلماذا هذا مهم؟ الاجتماعات التي تتضمن قوائم مجدولة لفترة طويلة تنتهي بتكلف الشركات قدرًا هائلاً من الوقت والمال مع وجود عدد قليل فقط من الأشخاص الذين يراجعون تلك العناصر المجدولة. من أجل الحفاظ على المجموعة أكثر حدة وتأثيرًا ، يجب عليك إشراك عدد صغير من الأشخاص في اجتماعاتك.

اجعل الاجتماع تفاعليًا

ستكون الاجتماعات التي تضم أشخاصًا أفضل من تلك التي يكون فيها أصحاب الأعمال فقط هم من يتخذون القرارات. تعتبر الاجتماعات التي تتضمن تعاونًا ومناقشة مفتوحة أفضل بحيث يشعر الجميع كما لو أنه يتم سماعهم ، فضلاً عن السماح لهم بإضافة تفاصيل خاصة بهم. عندما يتدخل اجتماع بهذه الطريقة ، هناك فرصة ضئيلة لحدوث سوء تفاهم على المدى الطويل.

نعلم جميعًا كيف يمكن أن تكون الاجتماعات – في بعض الأحيان تستمر فقط ، وغالبًا ما يكون لدى الشخص الذي أمامها الكثير من القوة ولا يشعر الآخرون كما لو أن لديهم صوتًا أو إحساسًا بأن الاجتماع سيشملهم على الإطلاق.

يجب أن تكون الاجتماعات أيضًا أكثر من تمرين لبناء الفريق. هناك طرق يمكن أن تفتقر فيها الاجتماعات إلى أي زخم. هذا يعني أنه سيكون هناك نقص في المشاركة بين موظفي الشركة. تتمثل إحدى الطرق في إشراك الموظفين في الاجتماعات في جعلهم يصوتون بشكل مجهول على مختلف الموضوعات والأسئلة. أو يمكنك جعلهم يسارعون لطرح الأسئلة التي لديهم حول الموضوع الذي تتم مناقشته في الاجتماع (الاجتماعات) قيد المناقشة.

تحقق من المشاركين بعد الاجتماع

من المهم إرسال رسالة متابعة تشكر المشاركين على حضورهم اجتماعاتك وتشارك ملاحظات الاجتماع حتى يكونوا على نفس الصفحة مثلك مع خطواتهم التالية.

لكن لا تكتفي بإرسال رسالة شكر للمشاركين ، بل شارك المزيد من التفاصيل حول الخطوات التالية في العملية أثناء اجتماع المتابعة.

بصفتك ميسرين للاجتماع ، يرجى التأكد من شعور جميع المشاركين بأنهم مشمولين ومعرفة ما هو مطلوب منهم. للتأكد من أن الجميع متزامن ويشعرون بالأمل بشأن المشروع / المهمة القادمة ، من المستحسن مشاركة نقاط العمل / تواريخ استحقاق المشروع / التذكيرات خلال الاجتماع الأخير. ويضيف أيضًا أنه يجب عليك التأكد من أن كل شخص واضح فيما يتعلق بالأجزاء المتحركة المختلفة. مثل المواعيد النهائية وقادة الفريق في كل مرحلة من مراحل العصف الذهني أو الجلسة. استمع جيدًا حتى لا تهمل أي شخص ، خاصة أولئك الذين قد لا يكونون صريحين على طاولة المناقشة.

ما هي قواعد الاجتماعات عبر الإنترنت؟

لقد تحدثنا عن القواعد التي يجب عليك الالتزام بها عند تقديم / إلقاء خطاب. لكن في بعض الأحيان قد تكون في الطرف المتلقي للاجتماعات. علاوة على ذلك ، ارتفعت شعبية الاجتماعات عبر الإنترنت بشكل كبير منذ انتشار الوباء. لذلك يجب على الجميع أن يتعلم كيف يتصرف في واحد. وهذا هو السؤال الذي سنحاول الإجابة عليه بعد ذلك: كيف يجب أن تتصرف في الاجتماعات عبر الإنترنت؟
1. ضع في اعتبارك ما ترتديه
2. لا تبحث في أي مكان إلى جانب الكاميرا / الشاشة كثيرًا
3. مشاهدة ما هو في الخلفية الخاصة بكblank

ضع في اعتبارك ما ترتديه

عند ارتداء ملابس مناسبة لاجتماع عبر الإنترنت ، يجب على محترفي الأعمال أن يضعوا في اعتبارهم دائمًا كيف ستظهر صورتهم من قبل أولئك الذين يحضرون وعلى الطرف الآخر من كاميرا الويب. أنواع معينة من الملابس لها معاني مختلفة وراءها. تأكد من أنه من السهل التمييز بين حياتك العملية وحياتك الشخصية. وإلا ، فقد تفقد مصداقيتك في عالم الأعمال.

لا تنظر في أي مكان إلى جانب الكاميرا / الشاشة كثيرًا

أحد الأشياء الرئيسية التي تجعل المكالمات الجماعية وأنواع الاجتماعات الأخرى عبر الإنترنت أفضل بكثير هو التواصل البصري. وبينما قد يكون المتحدث أو أي شخص آخر صادقًا بما يكفي لذكر ذلك ، لا تفترض أبدًا أي شيء. إذا كنت تحضر فيديو اجتماع عبر الإنترنت ، فابحث دائمًا عن الكاميرا.

A man who brainstorms

وضع الحدود المادية ليس هو الحل للانقطاعات. يمكن للناس أن ينظروا إلى شاشاتهم ولا يزالون مشتتين. تتمثل إحدى طرق تجنب ذلك في الاستفادة من تقنية الفيديو بشكل أكثر فعالية. مثل النظر إلى الرئيس التنفيذي أو أعضاء اللجنة في أعينهم عندما يتحدثون. سيساعدنا ذلك على الاستماع بشكل أفضل مع إظهار الاحترام لهم من خلال عدم تشتيت الانتباه عن طريق أي شيء في الخلفية.

مشاهدة ما هو في الخلفية الخاصة بك

عند تقديم عرض تقديمي لموظفيك ، من الضروري أن تبدو الخلفية طبيعية واحترافية. هذا يضمن أن يكون تركيز انتباههم عليك وأنه سيهمهم فقط.

التقنيات: قم بإيقاف تشغيل جميع مصادر الإضاءة الأخرى بحيث يكون للخلفية مصدر طاقة خاص بها – الحائط. لا ينبغي أن يكون الجدار شديد الفوضى أو الفوضى. لأن تشتيت انتباه الآخرين أثناء الاجتماع سيضع ضغطًا غير ضروري على الآخرين.

ما هي بعض مزايا أداة تحويل الصوت إلى نص؟

لقد تحدثنا مؤخرًا عن كيف سيكون من المفيد أن تكون مذكرات الاجتماع جاهزة بعد الاجتماع. ولكن ما هي الطريقة التي يجب أن تسلكها للحصول عليها؟ أنت لا تفكر في كتابة الاجتماع بأكمله ، أليس كذلك؟ يجب ألا تفعل شيئًا من هذا القبيل أبدًا عندما تكون هناك تقنية تحويل الصوت إلى نص! دعنا نرى الأشياء التي يمكنك فعلها بهذه التكنولوجيا
1. تدوين ملاحظات الاجتماع بدون وقت وجهد
2. قم بتدوين ما يتم الحديث عنه في المكالمات الهاتفية
3. استخدم Voice to Text عند العصف الذهنيblank

تدوين ملاحظات الاجتماع بدون وقت وجهد

إذا كنت مثل العديد من المهنيين الموجودين هناك ووجدت نفسك تهرب من اجتماع إلى اجتماع في يوم واحد ، يمكن تسهيل عملك بساعات فقط من التحضير كل أسبوع.

لا تساعد برامج تحويل الصوت إلى نص على تتبع تقدم المشاريع والبقاء على اطلاع دائم بالعمل. يمكن أن يكون لها أيضًا تأثير كبير في تسهيل العلاقات من خلال جعلها أكثر شفافية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن تصفح الرسائل النصية بدلاً من التحدث ليس فقط أسهل على سلامة عقل المستمع ، ولكنه أيضًا يبقي كل تفاصيل محادثاتك متاحة للمراجعة حتى بعد فترة طويلة من سماعها.

التكنولوجيا ليست شيئا جديدا في المكاتب. نادرًا ما يتم تقديمه بوعد بأن البشر لن يضطروا أبدًا إلى تلطيخ أيديهم مرة أخرى. أدوات تحويل الصوت إلى نص هي أدوات تجعلنا محترفين أكثر كفاءة وتساعد على تعزيز مستويات إنتاجيتنا.

يعد النسخ أحد أكثر الأشكال شيوعًا لهذا التقدم التكنولوجي. يمكن تحويل مذكرات الاجتماع والعروض التقديمية والمحادثات تلقائيًا. وهي تفعل ذلك بدقة لا تشوبها شائبة. أفاد استخدام أدوات تحويل الصوت إلى نص الكثير من المحترفين بعدة طرق. الآن ليس عليهم تدوين الملاحظات بعد انتهاء الاجتماع مباشرة. إنهم يسجلونها ببساطة في شكل رقمي حيث سيتم نسخها بدقة.

قم بتدوين ما يتم الحديث عنه في المكالمات الهاتفية

يقوم معظم الناس بإجراء العديد من المكالمات الهاتفية أو الرد عليها كل يوم. غالبًا ما تتضمن هذه المحادثات محادثات مهنية وشخصية ، وكلاهما يحتمل أن يكون مهمًا للغاية. في حين أنه من الوقاحة عدم الانتباه في الوقت الحالي أو القيام بمهام متعددة لفترة طويلة جدًا ، فقد يكون من الصعب تذكر كل شيء وتدوين الملاحظات الجيدة في وقت واحد.

لهذا السبب يتوفر برنامج تحويل الصوت إلى نص – تسمح هذه التقنية للبرنامج بنسخ ما قمت بتسجيله. ثم يتم أرشفة النصوص تلقائيًا ويمكن البحث فيها. وهو مفيد بشكل خاص للمشاريع الكبيرة. كثير من الناس يجدونها جذابة لأن هذا الحل بسيط وغير مكلف وفعال للغاية.

A man who transcribes his voice

استخدم Voice to Text عند العصف الذهني

أحد سلبيات العصف الذهني بيديك هو أنه عادةً ما يكون بطيئًا في تدوين أفكارك. كثير من الناس لا يستطيعون تدوين الأشياء بسرعة كافية ويصابون بالإحباط ويستسلموا. الهدف من ابتكار الأفكار هو طرحها وكتابتها

عند الخروج بأفكار جديدة ، من المهم أن يكون لديك أداة يمكنك التحدث إليها.

لا يستفيد العديد من الكتاب بشكل كامل من التقدم التكنولوجي من خلال العصف الذهني في صمت وتحويل أصواتهم إلى نص. لا تعاني من عرقلة الكاتب بقواعدك الخاصة. بدلاً من ذلك ، استخدم المذكرات الصوتية لإملاء طريقة أكثر سلاسة لتسجيل كل ما تقوله. التسجيلات الصوتية أسهل للأشخاص الذين لا يستطيعون الكتابة بشكل محموم على لوحة المفاتيح أو الماوس. لأنها تتيح لهم التحدث والتوقف عند الحاجة.

يشارك:

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

المزيد من المشاركات

نسخ الفيديو: ما الذي تبحث عنه؟

وبحسب البحث ، فإن الفيديوهات هي الطريقة الأكثر شيوعًا للتواصل بين الناس من جميع الفئات العمرية. حوالي عام 2017 ، يمتلك حوالي ثلثي البالغين في

ما هو تطبيق النسخ؟

جعلت تطبيقات الهاتف المحمول العديد من الخدمات المفيدة في متناولنا كثيرًا. يمكنك الحصول على منتج أو خدمة بالنقر فوق بضعة أزرار. لم يكن الحصول على